Giải đáp một số thắc mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử

Thời gian này là thời điểm các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị để chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Ngoài việc tham khảo về giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp còn e ngại khi có những vướng mắc về quy trình sử dụng, cách xử lý chưa được giải đáp. Để giúp doanh nghiệp có thể tự tin hơn khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bài viết này sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Trên hóa đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ ký điện tử của bên mua hàng không?

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,.., thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

2. Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê không?

Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử có kèm bảng kê hay không, Công văn 2047/TCT-CS ngày 22/5/2019: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên một tờ hóa đơn nên hóa đơn điện tử không lập kèm bảng kê.

Ngoài ra, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy/bảng kê điện tử cho khách hàng.

hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có được lập nhiều hơn một trang?

Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử , khi chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy mà số lượng hàng hóa dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in ra mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.

Cụ thể: Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang hóa đơn).

4. Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua thì xử lý thế nào?

Theo Công văn 3441/TCT-CS, ngày 29/8/2019, thống nhất đề xuất của Cục Thuế TP Hà Nội, với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì bên bán cần thực hiện như sau:

– Hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

– Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.

– Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các Bước Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Không Nên Bỏ Qua 

Cách Nộp Tờ Khai Và Tra Cứu Nghĩa Vụ Kê Khai Thuế Trên Hệ Thống ETAX

5. Lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu mà khách không lấy thì có được xuất vào ngày hôm sau không?

Theo Công văn số 1194/TCT-CS ngày 3/4/2019 của Tổng cục Thuế quy định: Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

Như vậy, trong trường hợp này nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn vào ngày hôm sau hoặc ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ lễ, tết là không phù hợp theo quy định.